Cara buat faktur pajak di Coretax sebenarnya cukup terstruktur, tetapi PKP tetap perlu teliti saat mengisi data transaksi, identitas pembeli, nilai penyerahan, dan proses persetujuan faktur. Yang lebih penting adalah memastikan data transaksi, identitas pembeli, nilai penyerahan, dan proses persetujuan faktur sudah benar sejak awal.
Kesalahan biasanya baru terasa saat faktur tidak mendapat status disetujui, data pembeli tidak sesuai, atau faktur tidak muncul sebagaimana mestinya pada pihak lawan transaksi. Karena itu, sebelum membuat faktur, siapkan dokumen transaksi dan pastikan akun Coretax yang digunakan memang memiliki kewenangan untuk mewakili perusahaan.
Sebelum Membuat Faktur Pajak di Coretax
Untuk perusahaan, pembuatan faktur dilakukan melalui akun orang pribadi yang memiliki kewenangan sebagai penanggung jawab, pegawai, atau kuasa, kemudian masuk ke profil badan melalui fitur impersonate.
Setelah berada pada profil wajib pajak yang benar, pengguna dapat mengakses modul e-Faktur.
Jika akun Coretax belum aktif atau aksesnya masih bermasalah, selesaikan lebih dahulu proses cara aktivasi Coretax pajak. Langkah ini sering dianggap sepele, padahal kesiapan akun dan hak akses menentukan apakah proses pembuatan faktur dapat dilanjutkan.
Sebelum mulai, siapkan data pembeli, invoice atau dokumen transaksi, rincian Barang Kena Pajak (BKP) atau Jasa Kena Pajak (JKP), nilai transaksi, serta informasi yang berkaitan dengan kode transaksi.
Dengan data tersebut sudah tersedia, risiko salah input akan jauh lebih kecil.
Cara Buat Faktur Pajak di Coretax: Langkah demi Langkah
1. Login ke Coretax DJP
Masuk menggunakan akun Coretax orang pribadi yang mempunyai kewenangan menjalankan kewajiban perpajakan perusahaan.
Untuk wajib pajak badan, pilih profil perusahaan yang akan diwakili melalui proses impersonate.
Sebelum melanjutkan, lihat kembali nama dan identitas wajib pajak yang tampil. Ini penting terutama jika satu orang mempunyai akses terhadap lebih dari satu badan usaha.
2. Buka Menu e-Faktur dan Pajak Keluaran
Setelah berada pada profil wajib pajak yang tepat, buka menu e-Faktur, kemudian pilih Pajak Keluaran.
Pada bagian inilah faktur atas penyerahan BKP atau JKP direkam.
Secara umum, proses perekaman meliputi dokumen transaksi, informasi pembeli, dan detail transaksi. Jika perusahaan menerbitkan faktur dalam jumlah besar, Coretax juga mempunyai mekanisme impor data.
Untuk transaksi satu per satu, pengisian langsung melalui portal biasanya lebih mudah diperiksa sebelum diajukan.
3. Isi Dokumen Transaksi
Pada bagian dokumen transaksi, periksa jenis faktur, masa dan tahun pajak, tanggal faktur, serta kode transaksi yang digunakan.
Jangan terburu-buru menyalin data dari faktur sebelumnya hanya karena pembelinya sama.
Sifat transaksi dapat memengaruhi data yang harus dicantumkan. Cocokkan informasi pada Coretax dengan invoice, kontrak, purchase order, atau dokumen lain yang menjadi dasar transaksi.
Dalam praktiknya, cara buat faktur pajak di Coretax akan jauh lebih aman jika petugas pajak perusahaan memahami dokumen transaksinya, bukan hanya menerima angka akhir dari bagian penjualan.
4. Lengkapi Identitas Pembeli
Berikutnya, masuk ke bagian informasi pembeli.
Isi dan periksa data seperti NPWP, nama, serta alamat pembeli. Jangan langsung menganggap seluruh informasi benar hanya karena sebagian data muncul pada sistem.
Faktur yang diterbitkan nantinya menjadi dokumen perpajakan bagi penjual sekaligus pembeli. Kesalahan identitas dapat menambah pekerjaan karena transaksi harus diperiksa kembali ketika pembeli mengecek Pajak Masukan.
Untuk pelanggan yang baru pertama kali bertransaksi, pengecekan data sebaiknya dilakukan lebih teliti.
5. Masukkan Data BKP atau JKP
Setelah identitas pembeli selesai, masukkan detail barang atau jasa yang diserahkan.
Cantumkan nama BKP atau JKP dengan keterangan yang menggambarkan transaksi sebenarnya. Lengkapi pula kuantitas, harga, potongan, atau informasi lain sesuai kondisi transaksi dan kolom yang diperlukan.
Hindari menggunakan nama barang atau jasa yang terlalu umum apabila transaksi sebenarnya dapat dijelaskan dengan lebih tepat.
Pada perusahaan dengan banyak jenis produk, tahap ini sebaiknya mempunyai prosedur pemeriksaan internal. Perbedaan data antara invoice dan faktur pajak sering terjadi karena bagian administrasi dan bagian pajak menggunakan sumber data yang berbeda.
6. Periksa DPP, PPN, dan Kode Transaksi
Setelah rincian BKP atau JKP dimasukkan, periksa kembali nilai transaksi.
Pastikan Dasar Pengenaan Pajak (DPP), PPN, nilai penyerahan, potongan bila ada, serta kode transaksi sesuai dengan transaksi yang sebenarnya.
Jangan hanya melihat total akhirnya.
Kesalahan pada harga satuan atau kuantitas bisa saja menghasilkan angka yang terlihat masuk akal, padahal rincian faktur tidak sama dengan dokumen penjualan.
Untuk transaksi yang mempunyai perlakuan khusus—misalnya uang muka, termin, fasilitas perpajakan tertentu, atau jenis transaksi yang tidak biasa—jangan sekadar menggunakan pola faktur sebelumnya tanpa melakukan pemeriksaan.
7. Periksa Nomor Seri Faktur Pajak
Pada Coretax, mekanisme nomor faktur berbeda dibandingkan sistem sebelumnya.
PKP tidak perlu melalui tahapan permintaan nomor faktur terlebih dahulu sebagaimana mekanisme lama. Nomor faktur dihasilkan sistem ketika faktur berhasil diproses dan memperoleh status disetujui.
Bagi staf administrasi yang baru berpindah dari sistem lama, bagian ini sering menimbulkan pertanyaan.
Fokusnya sekarang bukan menyiapkan nomor seri sebelum merekam transaksi, melainkan memastikan seluruh data faktur sudah benar sebelum diajukan.
Itulah sebabnya cara buat faktur pajak di Coretax sebaiknya dipahami sebagai satu proses utuh, bukan sekadar kegiatan mengisi beberapa kolom.
8. Tandatangani dan Ajukan Faktur
Setelah seluruh isian selesai, lakukan pemeriksaan terakhir.
Pastikan identitas pembeli, detail BKP/JKP, kode transaksi, DPP, PPN, dan informasi transaksi lainnya sudah sesuai.
Kemudian lanjutkan proses pengajuan dan penandatanganan elektronik menggunakan sarana otorisasi yang berlaku pada Coretax.
Jika proses gagal, jangan langsung membuat faktur baru.
Periksa lebih dahulu hak akses pengguna, kelengkapan data, sarana otorisasi yang digunakan, dan pesan kesalahan yang diberikan sistem. Mengulang proses tanpa mengetahui penyebab masalah justru membuat pekerjaan semakin sulit ditelusuri.
9. Cek Status Faktur Setelah Diajukan
Setelah faktur dikirim, jangan langsung menganggap pekerjaan selesai.
Periksa status faktur tersebut.
Faktur Pajak keluaran yang telah berstatus disetujui dapat tersedia pada akun Coretax lawan transaksi pada bagian Pajak Masukan.
Tahap ini sederhana tetapi mudah terlewat. Dalam pekerjaan harian, orang sering merasa selesai setelah menekan tombol submit. Yang sebenarnya perlu dipastikan adalah apakah faktur sudah berhasil diproses sebagaimana mestinya.
Jika statusnya belum sesuai, cek informasi atau notifikasi yang muncul sebelum mengambil tindakan berikutnya.
Bagaimana Jika Faktur untuk Uang Muka atau Pelunasan?
Transaksi dengan uang muka, pembayaran termin, atau pelunasan membutuhkan perhatian lebih karena karakter transaksinya berbeda dengan pembayaran biasa.
Coretax menyediakan fitur yang membantu perekaman Faktur Pajak uang muka dan pelunasan. Data dan keterangan faktur perlu menggambarkan kondisi transaksi yang sebenarnya.
Untuk kasus seperti ini, PKP dapat merujuk pada panduan resmi DJP mengenai pembuatan Faktur Pajak uang muka dan pelunasan di Coretax.
Jika perusahaan menerima pembayaran bertahap, jangan menunggu sampai pelunasan baru merapikan administrasinya. Sejak uang muka pertama diterima, dokumen transaksi sebaiknya sudah tersusun sehingga faktur berikutnya dapat dibuat dengan data yang konsisten.
Kesalahan yang Sering Terjadi Saat Membuat Faktur Pajak di Coretax
Tidak semua kendala terjadi karena sistem Coretax.
Sebagian justru bermula dari data atau proses internal perusahaan.
Beberapa hal yang layak diperiksa antara lain:
- salah memilih profil wajib pajak;
- hak akses pengguna belum sesuai;
- identitas pembeli tidak tepat;
- detail BKP atau JKP tidak sesuai transaksi;
- kode transaksi tidak diperiksa;
- DPP atau PPN tidak sesuai;
- serta faktur diajukan tanpa mengecek status akhirnya.
Ketika menemui masalah, hindari kebiasaan langsung membuat faktur ulang.
Telusuri prosesnya secara berurutan: akun pengguna, profil wajib pajak, dokumen transaksi, data pembeli, detail BKP/JKP, nilai transaksi, proses otorisasi, kemudian status faktur.
Pola pengecekan semacam ini lebih mudah dikendalikan daripada mencoba berbagai langkah tanpa mengetahui sumber kesalahannya.
Tips Agar Pembuatan Faktur Lebih Rapi
Untuk perusahaan yang rutin menerbitkan faktur, buat alur administrasi sederhana sebelum data masuk ke Coretax.
Misalnya, bagian penjualan memastikan invoice dan data pelanggan lengkap. Bagian administrasi memeriksa dokumen pendukung. Setelah itu bagian pajak melakukan pemeriksaan akhir sebelum faktur diajukan.
Simpan dokumen transaksi dengan pola penamaan yang konsisten.
Ketika suatu faktur perlu ditelusuri beberapa bulan kemudian, staf tidak perlu mencari invoice, kontrak, bukti pembayaran, dan faktur dari berbagai tempat.
Cara buat faktur pajak di Coretax akan terasa lebih sederhana ketika administrasi internal perusahaan sudah tertata. Sistem memproses data yang dimasukkan, tetapi kualitas datanya tetap bergantung pada proses bisnis di perusahaan.
Kesimpulan
Cara buat faktur pajak di Coretax dimulai dari memastikan akun dan kewenangan pengguna sudah benar, kemudian masuk ke e-Faktur dan Pajak Keluaran, mengisi dokumen transaksi, identitas pembeli, serta detail BKP/JKP.
Setelah nilai transaksi, DPP, PPN, dan kode transaksi diperiksa, faktur dapat diajukan dan statusnya perlu dipastikan sudah sesuai.
Hal yang paling penting bukan sekadar berhasil menerbitkan faktur. Isi faktur harus benar-benar menggambarkan transaksi yang terjadi.
Jika transaksi perusahaan mulai kompleks atau tim membutuhkan penelaahan sebelum penerbitan dan pelaporan pajak, Konsultan Pajak Bangka dapat membantu meninjau proses perpajakan sesuai kondisi usaha.